“Debetuojam trečią klasę”, arba kodėl vadovai ir buhalteriai nesusikalba/ Why executives and accountants misunderstand each other

in Business, Career development, Communication, Leadership
Blogas

Didžiosios bendrovės Lietuvoje jau išmoko vadovų ir buhalterių bendravimo pamokas, o smulkiuose versluose tai dar nėra aktualu. Savo ruožtu vidutinėse įmonėse nesusikalbėjimo pasitaiko dažniausiai.

Kokia jo kaina? Pavyzdžiui, vadovai kartais nesupranta, kodėl sėkmingais metais verslas vis dar skaičiuoja nuostolį, kur dingo pinigai arba kodėl sumokama daugiau mokesčių.

Apie tai “Executive Grow” blogui pasakoja Rūta Vainienė, lektorė, ekonomistė, konsultantė.

Jos patirtis rodo, kad dažniausiai nesusikalbama dėl priimtų sprendimų ilgalaikių pasekmių, vadovų netikslių ar nepagrįstų lūkesčių ir generaliniams direktoriams kartais nesuprantamų buhalterijos terminų bei pačios apskaitos specifikos.

“Tokie ilgalaikiai sprendimai kaip turto vertės apskaičiavimas, jo perkainojimas, pardavimo tvarka yra savaime suprantami buhalteriams. Tačiau jei vadovas su tuo dar nėra susidūręs, tai gali virsti netikėtais siurprizais”, – pasakoja pašnekovė.

Standartinis atvejis, kuomet vadovas niekaip negali suprasti, kodėl sėkmingais metais bendrovės buhalteriai vis tiek skaičiuoja nuostolį. Anot R. Vainienės, dažnai paaiškėja, kad tai lemia anksčiau priimti sprendimai perkainoti įmonės turtą.

Kita kliūtis geriau vienas kitą suprasti – netikslūs arba nepagrįsti vadovų lūkesčiai.

“Buhalteris ne visada gali atsakyti į jam keliamus klausimus. Jo pareigos – tiksliai, teisingai, laiku atspindėti ūkinę operaciją, kad įmonės finansinė atskaitomybė būtų tiksli. Tačiau kartais vadovai nori, kad buhalteriai parengtų ir įmonės biudžetą, ir paskaičiuotų investicijų atsiperkamumą, ir įvertintų pagrindinius veiklos rodiklius. Vadovams atrodo, kad buhalteriai daro viską, kas susiję su pinigais”, – apie dar pasitaikančius mitus kalba konsultantė.

Savo ruožtu buhalteriai taip pat gali padėti vadovams ir sau, jei kalbėtų paprastiems mirtingiesiems suprantama kalba.

Vainienės žodžiais, vadovas, išgirdęs frazę “debetuojam trečią klasę”, gali taip ir likti nesupratęs, ką buhalteris nori pasakyti.

“Todėl geriau “debeto/kredito” retoriką pakeisti “didėja/mažėja” kalba, o „klases“ vadinti ne numeriais, o tuo, kuo jos ir yra, ir ką vadovas tikrai supras”, – pataria pašnekovė.

Ji pabrėžia, kad vadovams ir buhalteriams reikia išmokti taip bendrauti, kad abi šalys vienodai suprastų viena kitą ir žinotų visas būtinas detales. Kitaip spragos gali būti nepastebėtos laiku ir įmonė rizikuos gauti skausmingą pamoką, pavyzdžiui neteisingai suskaičiavusi savikainą ir nustačiusi per mažą kainą.

Konsultantė taip pat pataria vengti tokių kraštutinumų, kai buhalteriui neleidžiama įsiterpti svarbiose diskusijose, arba, priešingai, jis paliekamas vienas priimti su apskaita susijusius sprendimus.

“Vadovai dažnai galvoja, kad verslo apskaitos standartai nėra jų sritis, ir viskas turi būti taip, kaip sako buhalteris. Tačiau standartai nėra linija, o gana platus koridorius, kurį galima pritaikyti prie įmonės strategijos. Todėl pasitenkindamas formalia apskaitos politika, nekreipdamas į tai dėmesio, vadovas palieką buhalterį vieną, o šis sprendimus priima pasitardamas pats su savimi”, – dėmesį atkreipia R. Vainienė.

Ji siūlo nepamiršti ir dar vieno dalyko, padedančio buhalteriams dirbti efektyviau.“Buhalterio darbas reikalauja labai daug susikaupimo, o nuolat pasitarti užsukantys darbuotojai labai trukdo ir verčia specialistus savo darbą dirbti „po darbo“”, – apie neefektyvumo ir persidirbimo grėsmę perspėja konsultantė. Ji pataria tiesiog nustatyti tam tikrą laiką, kada buhalteriai atsako į darbuotojų, taip pat ir vadovų klausimus.

Bet kuriuo atveju, anot R. Vainienės, vadovai ir buhalteriai Lietuvoje susikalba vis geriau. Šiuos įgūdžius įvaldę profesionalai sugeba sklandžiau išspręsti ne tik tradicines apskaitos užduotis, bet ir susitvarkyti su naujais iššūkiais.

“Nuolat atsiranda vis naujų situacijų. Pavyzdžiui, kas yra bitkoinas? Arba – kaip dirbti su Išmaniąja mokesčių administravimo sistema?” – vardina konsultantė.

Todėl puikiai vienas kitą suprantantys du itin svarbūs verslo komandos žaidėjai – vadovas ir buhalteris – gali išgelbėti įmonę nuo daugelio apskaitos vilkduobių.


EN

Major Lithuanian companies have already learned the lesson of communication between executives and accountants, however, small businesses do not find it relevant just yet. In turn, the most misunderstanding happens within medium sized companies.

What price does one pay for it? For example, sometimes executives do not understand why in the booming years the business still calculates loss, where has the money gone and why there is more tax to be paid.

A lecturer, economist and consultant Ruta Vainienė talks to ‘Executive Grow’ about these issues.

Her experience shows that the most common grounds for misunderstanding are consequences of the decisions made, inaccurate and ungrounded expectations, as well as bookkeeping terminology and specifics of the accounting, which are often incomprehensible to CEOs.

‘Longterm decisions as valuation and revaluation of assets, its sale are matter of fact to the accountants. However, if an executive has not previously encountered this, it might turn up as unexpected surprises,’ notes the consultant.

A conventional case, when an executive is not able to understand why bookkeepers are calculating loss after a successful year. According to Vainienė, usually it turns out that decision to revalue assets of the company, taken earlier on has its impact.

Another obstacle in better understanding each other is inaccurate and groundless expectation of executives.

‘An accountant is not always able to answer all the questions asked. Her/his job is to precisely,  accurately and timely reflect an economic operation in order to show correct financial statements. However, at times executives want the accountants to prepare company budgets and calculate return on investment, as well as evaluate key performance indicators. Executives have an impression that accountants are supposed to do everything money related,’ Vainienė points out some still occurring myths.

In turn, accountants may do a favour to themselves as well as executives, if they operated the commonly used language.

According to Vainienė, once an executives hears the phrase “let’s debit the third class”, she/he may not understand what an accountant means by that.

‘Therefore, the ‘debit/credit’ rhetorics should rather be replaced with ‘grow/decline’ talk, and ‘classes’ should not be named by numbers but what they stand for and what would be definitely understood by an executive,’ advises the consultant.

She highlights that executives and accountants should learn to communicate in such a way so that both parties understand each other and know all the required details. Otherwise loopholes may not be noticed on time and the company may risk getting a painful lesson, e.g. when the prime cost is calculated incorrectly by setting a price, which is too low.

The consultant advises to avoid such extremities when an accountant is shut out from participating in important discussions or the opposite, when an accountant is left alone in making accounting related decisions.

‘Executives tend to think that business accounting standards is not their field and everything should be done as an accountant says. However, standards are a wide corridor, which could be adapted to the overall company’s strategy. Therefore, when settling in with formal accounting policy and ignoring it, an executive leaves an accountant on her/his own, where she/he makes decisions consulting oneself,’ notes Vainienė.

She suggests not to forget something, which helps accountants do their job more efficiently.

‘Accounting requires concentration, where constantly popping in for advise employees, interfere with the work an accountant is doing, forcing her/him do her/his job in the after hours,’ the consultant points out the threat of inefficiency and burn out. She advises to allocate time when accountants are there for the executives and other employees to answer their questions.

In either case, according to Vainienė, executives and accountants are getting better at finding common grounds. Professionals mastering these skills are better at solving not only typical accounting tasks but also dealing with new challenges.

‘New situations pop up constantly. E.g., what is a bitcoin? Or how to operate a Smart tax administration system?,’ lists the consultant.

Therefore, two important business team players – an executive and an accountant – understanding each other, may save the company from various accounting wolfhounds.

 

Share